Kommunikation ist immer die Frage: Wer ist mein Adressat? Wen will ich mit welchen Botschaften wie erreichen? Heute geht mein Blog an alle jungen Menschen, die in diesen Tagen eine Ausbildung beginnen. Zum Start veranstaltete die IHK Karlsruhe für die Azubis im Kammerbezirk einen Willkommenstag mit Vorträgen und Workshops rund um die Ausbildung. In drei parallelen Workshops ging es um Benimmtraining, Zeitmanagement und meinen Part zur Kommunikation.
Hier meine Tipps für Berufsanfänger zur „Kommunikation in der Geschäftswelt“:
1. Starten Sie in einem neuen Team mit offenen Augen und Ohren. Seien Sie aufmerksam, um die Unternehmenskultur an Ihrem Arbeitsplatz kennenzulernen: Wie begrüßt und verabschiedet man sich in Ihrem Team? Wer duzt oder siezt wen? Bieten Sie nicht von sich aus das „Du“ an. Das ist Älteren bzw. Ranghöheren vorbehalten. Wenn sich alle siezen, sollten Sie sich auch nicht als Azubi duzen lassen. Das ist eine Frage der Augenhöhe.
2. Lassen Sie sich die Corporate Identity Ihres Unternehmens erklären: Wie tritt Ihr Betrieb intern und extern auf? Gibt es ein Corporate Wording? Spezielle Begriffe und Formulierungen? Schreiben Sie sich diese auf. Was sie bedeuten und wie die korrekte Schreib- und Sprechweise ist. Je schneller Sie diese Wörter beherrschen, umso schneller sind Sie Teil des Teams.
3. Was sagen Sie, wenn Sie jemand fragt: „Welchen Beruf lernen Sie? Worum geht es dabei? Was stellt Ihr Unternehmen her?“ Oder auch: „Können Sie mir bitte mehr zu Ihrem Ausbildungsbetrieb erzählen?“ Stellen Sie die relevanten Fakten zusammen: z.B. wie groß ist das Unternehmen (Mitarbeiterzahl, Standorte etc.)? Was produziert oder bietet der Betrieb an? Wann wurde die Firma gegründet? Was unterscheidet das Unternehmen (das Produkt) von anderen? Erstellen Sie die Fakten durch Infos auf der Unternehmens-Website oder von einer Imagebroschüre. Das könnte gleich ein erster Beitrag für Ihr Berichtsheft sein – fragen Sie Ihren Ausbilder, ob alles stimmt. Er (bzw. natürlich sie) wird sich über Ihr Engagement freuen.
4. Kommunikation bedeutet NICHT plappern. Sie dürfen keine vertraulichen Firmeninternas ausplaudern: z.B. nicht über Produktionsabläufe, neue Entwicklungen, Geschäftszahlen oder Kundendaten. Auch nicht Klatsch und Tratsch unter Kollegen. Die Basis für Kommunikation ist Vertrauen. Das gilt auch gegenüber Familie und Freunden! Und ganz besonders in Sozialen Netzwerken! Vorsicht: Hier können Sie sich und Ihrem Unternehmen schaden, wenn sie zu viel preisgeben oder auch (negativ) bewerten.
5. Zu den Basisdaten, die Sie von Ihrem Unternehmen bzw. Ihrem Arbeitsplatz von Anfang an wissen sollten, gehören: Adresse mit Postleitzahl, Postfach, Telefon- und Faxnummer, Internet- und Mail-Adresse. Machen Sie sich einen kleinen Notizzettel für Ihren Arbeitsplatz oder Ihre Hosentasche. Wenn Sie nach Internas (auch Handynummer vom Chef) oder Infos gefragt werden, die Sie nicht kennen oder preisgeben dürfen, versprechen Sie freundlich einen Rückruf und informieren Sie schnellstmöglich einen Kollegen oder Vorgesetzten. Notieren Sie sich Name, Firma, Telefonnummer und Anliegen des Anrufers!
6. Höflichkeit ist die Grundlage für Kommunikation. Sprechen bzw. schreiben Sie Menschen korrekt an. Die richtige Aussprache bzw. Schreibweise eines Namens: Herr Maier mit ai, ei oder ay? Frau Schmidt mit dt, tt oder ied? Wer einen Doktortitel trägt, sollte auch mit diesem tituliert werden. Vermeiden Sie saloppe Anreden in Mails, beginnen Sie Ihre Schreiben formgerecht mit „Sehr geehrter Herr …“ etc. bzw. beenden Sie „Mit freundlichen Grüßen“ und Ihrem vollständigen Namen. Benutzen Sie immer die in Ihrem Betrieb definierte Absenderangabe am Ende Ihrer Mail: z.B. Fimenlogo, Adresse, Telefonnummer etc. Die Verwendung von Smileys im Geschäftsleben ist ein Tabu! Ihre Aussagen sollten so klar formuliert sein, dass eine emotionale Deutung über Emoticons nicht notwendig ist.
7. Wann immer Sie Fakten oder Meinungen weitergeben bzw. zitieren, müssen Sie die seriöse Quelle angeben. Es reicht nicht, zu sagen „Das habe ich aus dem Internet“ oder „Das habe ich so gehört“. Im Geschäftsleben ist Seriosität, Zuverlässigkeit und Korrektheit die oberste Devise. Beschädigen Sie nicht Ihre und die Glaubwürdigkeit Ihres Arbeitgebers durch unsaubere Angaben. Das gilt auch für die Verwendung von Fotos. Das Urheberrecht ist zu Recht sehr streng. Bei Verstößen kann es teuer werden. Sichern Sie sich immer bei Ihrem Vorgesetzten ab, wenn Sie z.B. eine Darstellung im Internet oder bei einer Präsentation verwenden wollen.
8. Definieren Sie Ziele innerhalb Ihrer Ausbildung und in Ihrem Leben. Was wollen Sie bis wann erreichen? Das kann auch für jeden einzelnen Tag gelten.Das klare Umreißen von Zielen ist auch die Intention von jeder Kommunikation.Was wollen Sie in dem Gespräch aussagen? Was wollen Sie erreichen? Was wollen Sie bewirken? Dazu sollten Sie sich Gedanken über Ihre Zielgruppe machen, z.B. bei einer Präsentation oder auch wenn Sie Ergebnisse in einer Gruppe vorstellen. Passen Sie Ihre Sprache (verbal), Ihren Auftritt (non-verbal) und Ihre Inhalte an. Vor wem werden Sie reden? Vor Chef, Kollegen, Kunden, in der Öffentlichkeit? Beachten Sie No-Go-Themen: Witze, Politik, Krankheiten, Intimes. Und seien Sie politisch korrekt: bei Gleichberechtigung, anderen Religionen, Kulturen, Lebensweisen …
9. Bestimmt haben Sie viele Fragen in der Ausbildung. Fragen Sie sich immer zuerst, ob und wie sie eine Frage selbst beantworten können. Durch eigene Recherche, z.B. im Internet, oder auch durch aufmerksames Zuhören. Sammeln Sie Ihre Fragen und stellen Sie diese möglichst nur einmal, aber fragen Sie nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben. Schreiben Sie die Antworten stichwortartig auf. Meine Empfehlung: Vereinbaren Sie eine feste Zeit mit Ihrem Ansprechpartner (Teamleiter oder Ausbilder) für Fragen und Feedback. Möglichst einmal in der Woche. Entwickeln Sie zudem ein Gespür, wann Sie wem Fragen stellen können. Nicht immer kann ein Chef zu dem von Ihnen gewünschten Zeitpunkt. Denken Sie an die klassischen W-Fragen: Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum?
10. Seien Sie offen für Kritik. Geben Sie Fehler zu. Dafür reißt Ihnen keiner den Kopf ab. Aber keiner mag es, wenn immer wieder der gleiche Fehler passiert bzw. wenn man nicht dazu steht. Sollten Sie einen Fehler feststellen, reagieren Sie sofort und teilen Sie es Ihrem Vorgesetzten schnellstmöglich mit –damit Schaden abgewendet werden kann. Machen Sie nichts unüberlegt, leichtfertig oder „schnell mal nebenbei“. Auch Alte Hasen müssen sich konzentrieren. Das gilt übrigens auch für Rechtschreibung, Satzaufbau und Zeichensetzung. Lesen Sie Ihren Text vor Absenden unbedingt ein 2. Mal. Die Autokorrektur zeigt oft an, wo etwas falsch ist.
Und mein ganz persönlicher Tipp: Lesen Sie möglichst viel. Das vergrößert Ihr Wissen und Ihre Wortwahl, Sie können mehr mitreden, sind als Gesprächspartner geschätzt und können sich eine fundierte Meinung bilden. Auch hier gilt: Schauen, was ist eine zuverlässige, seriöse Quelle.
Ich wünsche Ihnen eine gute Ausbildung und viel Freude dabei, Ihren Horizont zu erweitern. Resignieren Sie nie. Kommunikation hilft, auch wenn Sie in ein Fettnäpfchen getreten sind oder Ärger im Team haben. Sprechen Sie Probleme und Schwierigkeiten offen an. Alles Gute!
